学院办公室是负责处理学院党政日常事务、为学院师生员工提供综合性服务的职能部门。在院长、书记的领导下开展学院党务、行政等方面的各项工作。主要职能有：行政工作、党务工作、人事工作、宣传工作、档案工作、固定资产管理、资料管理工作等。下设学院办公室主任岗、行政干事岗、资料员岗等三个岗位。
岗位设置
（一）学院办公室主任岗
1、全面主持办公室的日常工作。
2、负责学院行政和党务管理的相关工作。包括：
（1）负责督促检查院务会议和党政办公会议的实施情况。督促检查各部门各项工作开展情况。
（2）做好上级文件的签发、传阅和函件的处理工作。
（3）负责起草学院党政领导委托起草的各种函件、规章、报表、计划、总结和报告，记录党政联席会议、院务会议。
（4）负责协助学院领导接待校内外来访、交流、联络及处理信访、外调等事宜。
（5）负责学院公章的使用和管理；
（6）负责学院大型会议、活动的组织、安排及宣传工作。
3、负责学院人事管理的相关工作。包括协助学院领导完成对教职工年度考核、职称评审、人员聘任及奖惩等工作；负责对学院外聘人员的选聘、日常管理及考核等工作。
4、负责学院宣传及信息报送工作。
5、负责监督学院行政日常事务、档案管理、固定资产管理、消防安全等工作的实施情况。
6、负责监督学院资料管理工作的实施情况。
7、完成学院领导交办的其他工作。
（二）行政干事岗
1、负责学院行政日常事务工作。包括办公设备、用品及礼品的管理、考勤登记、会议场所的管理及教职工相关生活事宜的办理等。
2、负责学院档案管理工作。包括：
（1）负责学院形成的各种文件资料的收集、整理、立卷、归档、保管等工作，确保文件资料的完整、准确、系统。
（2）负责按规定及时向学校档案馆移交应进馆的档案。
（3）做好档案的防火防盗和安全保密工作。
3、负责学院固定资产管理的相关工作。包括：
（1）负责拟定学院资产管理制度及有关规定。
（2）负责学院固定资产的申购、采买和登记工作。
（3）按照学校固定资产制度的规定、要求和程序，严格资产管理手续。
（4）按学期进行固定资产的核实，做到账物相符、账账相符，及时完成新增固定资产的登记和报废固定资产的账务处理。
4、负责学院消防安全的相关工作。
5、完成办公室主任交办的其他工作。
（三）资料员岗
1、负责学院资料室的日常管理工作。包括：
（1）按照学院师生需求和工作安排，确保资料室的正常使用。
（2）为学院师生提供资料借阅服务，严格资料的借阅和归还手续。
（3）负责资料室的卫生安全工作，确保室内水、电、排气、消防和桌椅等固定设施的正常使用；保持室内清洁卫生和过道畅通。
2、负责图书、期刊、杂志及教材等资料的相关工作。包括：
（1）收集学院各学科专业的图书、期刊、杂志及教材等资料的信息，定期提出资料的订购方案。
（2）负责资料的采购、整理、分类、登记、上架、编写索引、装订、剔旧补缺等工作。
3、负责学院文件、报纸、杂志及书信的收发工作。
4、完成办公室主任交办的其他工作。
